礼仪知识
秘书的电话礼仪中表示,电话作为现代通讯联络的手段,在企业运作中起着十分重要的作用,当客户第一次打电话到某公司时,秘书明朗的声音。清晰的吐
[关于迷你世界的新闻]关于秘书的电话礼仪2篇

  秘书的电话礼仪中表示,电话作为现代通讯联络的手段,在企业运作中起着十分重要的作用,当客户第一次打电话到某公司时,秘书明朗的声音。清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措词会给对方留下深刻而又美好的印象,同时也会使对方对该公司产生深刻而美好的印象。反之,对方就会对接电话者甚至该公司产生不好的印象。

  1、秘书电话礼仪

  因此秘书必须具有“我代表公司”的意识,这样,不但树立了自己的良好的形象,同时也把自己公司的良好形象留给了对方。

  接听电话第一声应说:“您好”,然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。作为秘书,应掌握接电话的规范:

  随时保持笑容

  打电话是从语言和声调开始的。在接电话的过程中,你的眼睛、手势以及各种形态的动作,对方都看不到,因此这时打电话的语气和声调就显得格外重要。人在微笑时说话的声音,会使人感到柔和、舒服。所以,在接听电话时,应随时保持笑容。

  姿态正确,声音清朗

  在接听电话中,虽然通话双方互相看不到对方,但你的心理状态、当时的心情和心境,都会非常微妙而又非常真实地反映到语调、语气上来,所以,在接听电话时,不可以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。这样,会使对方明显地感觉到你对他的不尊重。

  不要让电话铃响的太久

  电话铃声响两下时,要迅速拿起电话,这时一种避免让对方久等的礼貌做法。

  如果在特殊情况下,铃声响几声后才接电话,应向对方致歉,这样才会使对方对你产生良好印象,认为你很有礼貌、很有修养,同时也会对你的单位产生良好的印象。

  用左手我电话,右手执笔

  接听公务电话时,一定要用左手持话筒,右手执笔,一边交谈,一边记录电话内容。

  正确记录所要传达的事

  企业电话讲究效率第一,电话的记录传达宜求简洁明了,最忌讳拖泥带水,不得要领。在做电话记录时,要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

  理智地回答一般性的询问

  对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对态度粗暴语言粗鲁的来电,仍应保持你的礼貌和职业性语言,不和他争辩和顶撞。

  记准电话,以免打错

  如果拨错号码,应礼貌地向对方道歉,不可随手挂机,然后向对方说:“对不起”。

  选择恰当的拨打时间

  如无紧急情况,一般白天应在8点以后(假日在9点以后),夜间则在22点之前,以免打扰他人休息。有午睡的季节,不应在中午打电话,一般通话时间以3~5分钟为宜,伎俩提高通话效率,减少占用时间。

  拨打电话前应做好充分的准备

  通话以前,应对谈话内容与目的做到胸有成竹,有的放矢,避免词不达意,结结巴巴的通话。

  发传真时的礼节

  如发传真,而对方使用的又是电话/传真两用机,也就是两种机器使用同一个电话号码,你可先拨通对方号码,通知对方:“您好,请打开传真机,我有传真件发给您,谢谢。”待耳机中听见尖利独特的传真记号时,便可发送传真件。

  代拨电话的礼节

  如果是为上司或同事代拨电话,接通电话后先确认对方身份,然后客气地请对方稍后,告诉对方谁要和其通话,然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。

  在办公室内避免打私人电话

  不可占用公司电话谈个人私事,更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。

  2、秘书手机礼仪

  手机作为日益普遍的通讯工具,其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一,秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机,严重影响他人,也影响到其本身的形象。关于手机礼仪,秘书们应该注意一下几点。

  公共场合不要旁若无人的使用手机。尤其是在电梯,楼梯,路口,人行道这样的地方,在会议中或是与人洽谈时,最好把手机关掉,特殊情况下可以调成静音或震动状态。

  在与人一起用餐的时候,也有必要把手机关掉或是调成震动状态,不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

  在所有公共场合,都要在手机没有使用时,把它放在合乎礼仪的常规位置,放手机最正规的位置是随身携带的公文包里,无论如何都不要拿在手里,安全其间不要放在桌子上,公共场合使用手机,应尽量压低自己的音量,而绝不能大声说话。

  手机短信因其快捷又类似书面信函的优势,被大众尤其是年轻人广泛地使用,因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪,在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音,和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

  秘书们应杜绝一边和别人交谈,一边低头查看短信的举止,这是对对方的极大不尊重。同时在短信的内容选择和编辑上,应该和同行文明一样重视。

  秘书的电话礼仪,从秘书接听电话,拨打电话,使用手机通话等礼仪方面进行详细的介绍。希望在公共场合或是上班场合或是社交场合,都不会因为电话的礼仪问题而有损公司的形象。

[关于迷你世界的新闻]关于秘书的电话礼仪2篇

http://m.jjhyhg.com/wenmizhishi/68273.html

推荐访问:关于密松水电站被搁置的原因大体可以归结为( )
下一篇: 最后一页
相关阅读礼仪知识 
热点推荐